各处室(办、中心):
为进一步加强本局内部采购管理,规范采购行为,提高采购效能,根据政府采购管理相关要求,经局党组研究同意,现将新制定《盐城经济技术开发区经济发展局政府采购内控管理制度》印发给你们,自2021年6月1日起执行。原《盐城经济技术开发区经发局政府采购内控管理制度》(盐开经发〔2020〕52号)自2021年6月1日起废止。
盐城经济技术开发区经济发展局
2021年6月1日
盐城经济技术开发区经济发展局政府采购内部控制管理制度
为进一步规范政府采购活动中权力运行,严防廉政风险,强化内部流程控制,促进政府采购提质增效,根据《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)和《盐城市人民政府关于印发盐城市市级政府集中采购目录及限额标准的通知》(盐政发〔2017〕91号)等文件精神制定本制度。
一、适用范围
区经济发展局内部使用财政性资金购买单项或批量金额2000元以上的货物、服务和工程,协议供货(定点采购)项目除外。协议供货(定点采购)是集中采购的特殊形式,任意金额均需编制政府采购预算并到财政部门备案。
二、职责分工
各处室(办、中心)(简称:采购人):负责申报政府采购预算和计划,编制采购需求和采购文件;会同综合处开展需求论证和文件会审,签订合同;组织履约和验收,办理支付手续;提供采购活动中所需要的需求公示、合同公示、质疑答复和验收公示材料。
综合处:政府采购归口管理处室,牵头制定采购内控管理制度;负责汇总申报政府采购预算和政府采购月报、季报;配合采购人做好政府采购的执行管理和对外沟通协调工作。
区纪工委第三纪检监察室:对采购活动进行监督,发现违规违纪问题依规依法进行查处。
三、流程控制
(一)申报政府采购预算。在编报下一年度部门预算时,列入运转预算的货物、服务和工程采购由综合处申报政府采购预算,列入专项预算的货物、服务和工程采购由采购人申报政府采购预算。
(二)编制政府采购预算。综合处对采购人申报的采购预算进行汇总,并在编制部门预算的同时编制政府采购预算。
(三)组织实施政府采购。根据预算批复结果和实际需要按项目类别组织实施。填写采购申请表(限额以上项目填写《盐城经济技术开发区采购计划申报表》(三联单);自行采购项目填写《区经济发展局采购申请表》),启动政府采购程序。其中:预算金额5万元以下(不含)的项目,经局主要领导审批后执行;预算金额5万元以上项目,经局领导班子会签后执行;分散采购限额(货物和服务30万元,工程60万元)以上项目,采购人编制采购需求,报经局领导班子会议通过后组织实施。
1、自行采购。限额以下的货物和服务项目,按照政府采购网上商城有关规定执行。网上商城不能满足需求或者通过其他采购方式价格更低或服务更优的,可按照预算支出管理规定和单位内部控制管理制度自行采购。
(1)通过其他采购方式价格更低或服务更优的,报销时须将网上商城相关信息截图作为证明材料
(2)网上商城不能满足采购需求的:预算金额在30万元以下的货物和服务项目,由采购人牵头,综合处配合,组成3人以上(含)询价小组实施,合理确定采购需求,进行价格测算,并填写分散采购凭证。
(3)预算金额在30万元以上(含)且在政府采购限额以下的工程项目,参照《盐城经济技术开发区政府性投资工程项目管理办法》实施。
2、分散采购限额以上。采购人配合采购代理机构编制采购文件和公告,并根据中标结果与供应商签订合同,监督合同履行。
(1)采购需求。采购人应事前充分调研规划,制定项目需求和管理考核制度,经集体研究、合法性审查、需求论证后报分管局领导审批。采购需求应当符合国家法律法规规定,执行国家相关标准、行业标准、地方标准等标准规范。必要时,应当就确定采购需求征求相关供应商、专家的意见。采购需求应当包括采购对象需实现的功能或者目标,满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求,采购对象的数量、交付或实施的时间和地点,采购对象的验收标准等内容。采购需求描述应当清晰明了、表述规范、含义准确,能够通过客观指标量化的应当量化。同一采购项目不得向供应商提供有差别的项目信息,采购需求中的技术、服务等要求不得指向特定供应商。采购人对采购需求的真实有效、公平合法、清晰完整负完全责任。
(2)采购文件。要依法依规制作采购文件,不得含有倾向性或者排斥潜在供应商的特定条件,不得设定与采购项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关的资格、技术、商务条件。采购人对采购文件的公平合法负完全责任。
(3)评审办法。应当完整反映采购需求的有关内容。评审因素应当与采购需求对应,采购需求相关指标有区间规定的,评审因素应当量化到相应区间。采购人对评审办法(评标方法、评标标准)公平合法、规范严谨负完全责任。
(4)采购合同。采购合同的具体条款应当包括项目的货物、服务内容和质量要求、合同价格、验收标准、与履约验收挂钩的资金支付条件及时间、争议处理规定、采购人及供应商各自权利义务等内容。采购需求、项目验收标准和程序应当作为采购合同的附件。采购人对采购合同制定、签订、履约、验收负完全责任。
(5)文件会审。由提出采购需求的采购人牵头组织实施。会审必须形成会审记录,由参加人员签字,对会审有异议的应当签署不同意见,拒绝签字又不署意见的视为同意。
(6)审核内容。采购需求论证、采购文件会审主要从合法性、公平性、清晰性、完整性等方面对需求描述、投标人条件、评审办法、合同条款等进行审核。主要内容包括但不限于:需求描述是否清晰完整;标准的法规依据是否充分;需求是否公平、合理,有无缺陷和倾向性;投标人条件设置是否合法合理;投标方法、评标标准等是否科学公平规范;供应商的建议和要求是否合理;采购文件是否存在违反法律法规的地方等。
(四)履约验收。由采购人负责组织,出具履约验收意见书或考核结果通报文件,经局分管领导审阅后,进行资产登记。列入专项预算的采购履约验收结果作为专项资金绩效评价的依据。
(五)支付资金。根据合同约定的支付条件,采购人填写支付申请,支付申请附件包括:
1、自行采购项目
(1)网上商城采购项目(含同网上商城比价):区经发局采购申请表、发票、网上商城截图、资产登记表。
(2)非网上商城采购项目
区经发局采购申请表、三人小组确定的采购凭证(资产登记表)、发票、合同(3万以上)、验收意见或考核结果。
2、分散(含集中)采购项目。
①限额以上采购项目:采购计划申报表、文件会审记录、评审决议、发票、合同、资产登记表、验收意见或考核结果、合同和中标结果公示截图。
②协议供货(定点采购)项目:采购计划申报表、合同(3万元以上)、发票、资产登记表。
(六)信息公示。采购人提供政府采购信息资料,协助办理需求公示、合同公示和验收公示。
四、制度要求
1、回避制度。采购人、采购代理机构、评审专家与供应商之间有利害关系的,应当回避。参与论证、会审的专家不得参加本项目政府采购评审工作。除单一来源采购项目外,为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商,不得再参加该项目的其他采购活动。
2、廉洁规范。严禁利用职务上的便利与供应商、政府采购代理机构串通投标;严禁利用职务上的便利为供应商谋取中标;严禁违法插手和干预政府采购项目的评审、谈判、验收等具体商务活动;严禁利用职务上的便利在供应商、政府采购代理机构以及其他与行使职权有关系的单位报销任何因公因私费用。
五、本制度从2021年6月1日起实施。
附件1：盐城经济技术开发区经济发展局采购申请表.xlsx